Ocena ofert - protokół komisji >>

Uwaga! Oferenci przesyłający dokumenty na podany w ogłoszeniu adres e-mail, proszeni są o wybranie opcji "żądaj potwierdzenia odbioru/doręczenia", aby mieć pewność, że ich wiadomośc dotarła. W razie braku takiego potwierdzenia, prosimy o dodatkowy kontakt telefoniczny.

_________________________________________________________

Tryb postępowania:

Postępowanie na podstawie wewnętrznego regulaminu Galerii Bielskiej BWA, zamówienie o wartości poniżej 30.000 euro.

Termin składania ofert: 13.10.2017.

 

Szczegółowe informacje:

Osoba odpowiedzialna za udzielanie odpowiedzi na pytania Oferentów w toku postępowania:

Lucyna Wylon, tel. 660 452 348, e-mail: arting@galeriabielska.pl

 

Zakres usługi obejmuje:

• prace przygotowawcze - konsultacje, warsztaty strategiczno-koncepcyjne (od 8 godzin do 13 godzin),

• wykonanie projektu struktury i funkcjonalności serwisu,

• wykonanie projektu graficznego strony głównej oraz wszystkich unikalnych podstron serwisu, przy czym Wykonawca zobowiązany będzie do nanoszenia poprawek do projektu zgodnie z uwagami Zamawiającego,

• programowanie bazy danych serwisu,

• programowanie CMS,

• wdrożenie i testowanie wersji Beta,

• publikację na docelowym adresie (domenie),

• przeszkolenie z obsługi panelu administracyjnego,

• przeniesienie całości majątkowych praw autorskich, praw zależnych i pokrewnych*,

• gwarancję serwisową na co najmniej 12 miesięcy.

 

Zamawiający zastrzega sobie prawo do modyfikacji szczegółowego zakresu usługi do czasu podpisania umowy, w sytuacji zmiany zakresu zamówienia, Zamawiający zwróci się do Wykonawców z prośbą o aktualizację oferty.

 

I. Oferta powinna uwzględniać dwa główne elementy:

1. Przeprowadzenie przez Oferenta w siedzibie galerii warsztatów strategiczno-koncepcyjnych, z udziałem pracowników merytorycznych galerii, podczas których zostanie przeprowadzona dogłębna analiza dotychczasowego serwisu, jego zalet, a także popełnionych błędów, zdefiniowanie tożsamości galerii i określenie jej grup docelowych, wypracowanie wspólnej wizji zarówno co do funkcjonalności serwisu, jak i oczekiwanych walorów estetycznych.

Efektem warsztatów powinno być stworzenie wspólnego kompletnego schematu (briefu) projektowego, będącego w dalszej części podstawą projektowania i wykonywania kolejnych części portalu oraz opracowania spójnej i adekwatnej do wyróżnionych potrzeb strategii marketingowej.

2. Wykonanie i wdrożenie projektu serwisu internetowego Galerii wraz ze zintegrowanym newsletterem, wg przygotowanego na warsztatach briefu oraz następujących założeń:

• niestandardowy system zarządzania treścią (CMS) musi odpowiadać nie tylko na aktualne potrzeby uwzględniające przygotowanie i publikację treści o różnym charakterze (m.in.: tekstów, galerii zdjęć i filmów wysokiej jakości, materiałów promocyjnych dla mediów, BIP, informacji i map dla odwiedzających galerię, materiałów informacyjnych i schematów umożliwiających użytkownikom zgłoszenia i rejestrację udziału w wydarzeniach artystycznych i edukacyjnych, informacji o artystach i innych), ale także umożliwiać w przyszłości wprowadzanie modyfikacji serwisu, tak aby dostosować go do zmieniających się warunków i nowych technologii,

• panel administracyjny w trybie WYSIWYG (tryb graficzny - what you see is what you get - czyli administrowanie przez osoby nieposiadające informatycznego przeszkolenia bez znajomości html, php, itd.),

• pełna responsywność, czyli dostosowanie do wyświetlania na różnych urządzeniach (komputerach, laptopach, tabletach, smartfonach, itp.),

• obsługa różnych wersji językowych,

• możliwość dostosowania strony do potrzeb osób słabowidzących,

• wielostopniowe zabezpieczenie przed atakami hakerskimi, wirusami itp.

• integracja z innymi stronami administrowanymi przez galerię (m.in. Bielska Jesień, Kolekcja) i mediami społecznościowymi,

• import treści dotychczasowego serwisu,

• kompleksowy system archiwizowania i wyszukiwania treści.

Oferta powinna także zawierać przejrzysty harmonogram pracy oraz określać oczekiwania (rodzaj i ilość materiałów przygotowywanych i udostępnianych podczas projektowania) wobec osób zaangażowanych w realizację ze strony Zleceniodawcy.

II. Wymagania wobec Oferentów:

1. Potwierdzone przez załączone portfolio doświadczenie w realizacji wielofunkcyjnych portali dla klientów w sektorze kultury, przy czym wymaga się realizacji w ciągu ostatnich 24 miesięcy lub w okresie krótszym, jeżeli okres prowadzenia działalności gospodarczej jest krótszy przynajmniej trzech projektów z zakresu projektowania stron WWW dla państwowych lub samorządowych jednostek kultury o wartości powyżej 10.000 PLN wraz z warsztatami koncepcyjnymi. Oferent zobowiązany jest do podania szczegółowych informacji na temat wartości przedmiotu usługi, dat realizacji oraz szczegółowego zakresu wykonania usługi.

2. Rekomendacje instytucji będących klientami oferenta, przy czym wymaga się przedstawienia co najmniej trzech referencji za zrealizowanie podobnych projektów o wartości co najmniej 10.000 PLN wraz z warsztatami koncepcyjnymi w ciągu ostatnich 24 miesięcy lub w okresie krótszym jeżeli okres prowadzenia działalności gospodarczej jest krótszy niż 24 miesiące. Przez podobny projekt rozumieć należy przygotowanie serwisu WWW. W przypadku przekazania rekomendacji dotyczących innych projektów niż wskazane w punkcie II.1. Oferent zobowiązany jest do podania szczegółowych informacji na temat danej usługi tj. wartości kontraktu, dat realizacji usługi oraz szczegółowego zakresu usługi.

3. Oświadczenie o dysponowaniu prawami autorskimi do projektu. Przy czym dla usunięcia wszelkich wątpliwości Zamawiający oświadcza, że w wykonaniu umowy będącej przedmiotem postepowania oczekuje przekazania na rzecz Galerii Bielskiej BWA autorskich praw majątkowych do projektu wraz z prawami zależnymi i pokrewnymi.

4. Złożenie oświadczenia o związaniu złożoną ofertą w ciągu 60 dni od złożenia oferty.

5. Termin wykonania usługi: dwa miesiące od podpisania umowy.

6. Zamawiający w każdym czasie może żądać od Oferenta innych dokumentów potwierdzających zdolność Oferenta do prawidłowego wykonania usługi lub potwierdzających deklarowane doświadczenie.

 

III. Oceniane elementy i zasady oceny ofert:

1. Cena usługi - 50%.

2. Dodatkowy czas szkoleniowy - 5% (ponad 8 godzin do 13 godzin - 1% za każdą dodatkową godzinę szkolenia).

3. Doświadczenie w realizacji podobnych usług na rzecz samorządowych lub państwowych jednostek kultury - 10% (przy czym za każdy zrealizowany prawidłowo projekt na rzecz państwowych lub samorządowych jednostek kultury, Oferent może otrzymać dodatkowe 2,5% do końcowej oceny oferty. Dopuszcza się przedstawienie nie więcej niż czterech projektów dodatkowych ponad wymagane minimum.

4. Doświadczenie w realizacji podobnych usług (ponad pięć projektów o wartości powyżej 10.000 PLN w ciągu ostatnich 24 miesięcy) - 10% (dopuszcza się przedstawienie nie więcej niż pięć dodatkowych projektów, przyznanie dodatkowych punktów w ocenie procentowej będzie następowało na zasadach analogicznych do punktu III.3).

5. Ocena portfolio dokonana przez komisję powołaną przez Dyrektora Galerii Bielskiej BWA - 25%. Ocenie podlegać będą walory estetyczne oraz zastosowane rozwiązania funkcjonalne zaprezentowane przez Oferenta. Szczegółowy sposób obrad komisji reguluje regulamin wewnętrzny.

_____________________________________________________________________________

ANALIZA OFERT ZOSTANIE DOKONANA WG NASTĘPUJĄCEGO WZORU:

OK = C+DCS+DJK+DPS+OKK

OK / Ocena końcowa oferty X

1. C / Cena - wartość procentowa ceny oferenta zostanie obliczona wg wzoru:

C = (CN : CX) x 50%

przy czym

CN to najniższa cena złożona w postępowaniu przez któregokolwiek z oferentów

CX to cena przeliczanej wg ww. wzoru oferty

2. DCS / Dodatkowy czas szkolenia (1% z globalnej oceny za każdą dodatkową godzinę szkolenia do łącznej sumy 5%)

3. DJK / Doświadczenie w świadczeniu usług na rzecz publicznych jednostek kultury (2,5% z globalnej oceny za każdy dodatkowy projekt do łącznej sumy 10%)

4. DPS / Doświadczenie w projektowaniu stron WWW o wartości powyżej 10.000 PLN (2% z globalnej oceny za każdy dodatkowy projekt do łącznej sumy 10%)

5. OKK / Ocena portfolio dokonana przez komisję (od 0 do 25%).

____________________________________________________________________

* oczekiwanie przeniesienia całości majątkowych praw autorskich, praw zależnych i pokrewnych dotyczy warstwy frontend projektowanego serwisu; elementy takie jak silnik strony i bazy danych CMS powinny zostać udostępnione Zleceniodawcy na podstawie licencji niewyłącznej udzielonej przez Wykonawcę na czas nieokreślony